Személyi és intézményi adatbázis

szerzetesi adatbázis

Előzmények

Megrendelőnk, a Magyarországon működő katolikus szerzetesrendek központi irodája (Szerzetesi iroda) először azzal a problémával fordult hozzánk, hogy az egyes szerzetesrendek éves jelentéseit és egyéb adatait tartalmazó több, mint 100, nagyjából azonos szerkezetű, de különböző források által kitöltött, változó számú munkalapból álló Excel tábla összesítéséhez készítsünk számára egy adatbázist. Az összesítés ekkor úgy történt, hogy a 100 Excel táblázatból készült további 8-10 összesítő Excel táblázat. Ezek az összesítések kézzel készültek, így létrehozásuk nagyon időigényes volt, és nagy koncentrációt és pontosságot követelt meg. Az esetleges hibák kiszűrése, visszakövetése pedig megtöbbszörözte a munkát.

A Megrendelő specifikációja alapján elkészült adatbázis alkalmas volt az összesítések gyorsabb elkészítésére, segítette a Megrendelőt abban, hogy mélyebben megismerje az általa a táblázatokban bekért adatok rendszerét, minőségét. Ugyanakkor az így felállt rendszer számos problémára, pl. arra, hogy a keresztszámítások során jelentkező eltérések miből erednek, nem nyújtott megoldást.

szerzetes űrlap

Szerzetes adatlapja

Tervezés

A Megrendelő ezek után megbízott bennünket azzal, hogy teljesen elölről kezdve a folyamatot, a cél és az adatcsoportok ismeretében tervezzük meg az adatbázist, és készítsük el hozzá a specifikációt. 

A folyamat tervezése során többször egyeztettünk a Megrendelővel, ezáltal a Megrendelő is részletesebben tudta átgondolni és megfogalmazni a célkitűzéseit.

Alapvető változást jelentett a Megrendelő eredeti koncepciójához képest, hogy nem az egyes rendek számára hoztunk létre mindent magába foglaló “óriás” rekordokat, hanem az egyes egységeket jól elkülöníthető, sokkal könnyebben kezelhető részekre, ún. modulokra osztottuk.

Külön modulba kerültek ezáltal az általános rendi információk, az egyes személyek, a rendek által működtetett intézmények és a rendek társult tagságainak adatai.

A másik alapvető javaslatunk az volt, hogy szakítva a korábbi gyakorlattal az adatok rögzítését ne központilag, a bekért Excel táblázatok alapján végezzék, hanem valamennyi rend saját adatszolgáltatója, saját székhelyéről végezze azt el közvetlenül az adatbázisban.

A tervezési folyamat elején meghatároztuk azokat az alapelveket, amelyek az adatok kezelése, megőrzése mellett az adatbázis rendszere szempontjából is iránymutatóak voltak: az adatok megőrzésének elve, a többszörözés tilalma és a naprakész tartalom elve több kérdéses helyzetben is egyértelműen jelölte ki a megoldás irányát. 

Azáltal, hogy az adatbázis interneten elérhető és abban személyes adatok is vannak, a tervezés során különös hangsúlyt kellett fektetni az adatok biztonságának kérdésére. Ebben a fázisban ez az adatokhoz való hozzáférés szabályozásának pontos kidolgozását jelentette. Meg kellett határoznunk, hogy mely felhasználó melyik rend milyen adataihoz jut hozzá, mely adatokat tekinthet meg, ill. módosíthat, stb. Ezt az első nekifutásra igen bonyolult és számos szereplőt felvonultató problémát sikerült végül egy négyes osztású jogosultsági rendszerbe leegyszerűsíteni.

A kezelőfelület tervezésénél (UX/UI) a fő szempont az volt, hogy a csupán alapvető webböngésző tapasztalatokkal rendelkező felhasználók is biztonsággal tudjanak eligazodni és dolgozni rajta. Mindent megtettünk azért, hogy mind megjelenésében, mind funkcionalitását tekintve egy rendkívül felhasználóbarát és intuitív grafikai megjelenés és struktúra jöjjön létre.

Szintén fontos szempont volt, hogy minden felhasználó (legyen az az egyes rendek adatszolgáltatója vagy a központi iroda munkatársa) ugyanazt a felületet lássa, természetesen a számára hozzáférésre engedélyezett adatokkal.

A specifikációt és javaslatainkat a Megrendelő elfogadta és nyitott volt az általunk javasolt munkamódszerre, melynek alapján a jobb végeredmény érdekében a programozás során is lehetősége van még mindkét félnek arra, hogy az eredeti elképzeléseket tovább finomítsa, javítsa.

Mivel az adatbázis modulrendszerben készült, az egyes modulok elkészültét követően a Megrendelőnek lehetősége volt rá, hogy egyenként is ellenőrizze az egyes egységek működését. 

szerzetesrendek listázása

Szerzetesrendek listázása

Eredmény

A folyamat során a Megrendelő rendszeres visszajelzésekkel segítette a munkát, és mivel maga is egyre jobban megismerte az adatbázis kínálta lehetőségeket, több, az eredeti elképzelésben még nem szereplő új elem beépítését, ill. egyes részletek módosítását is kérte. Ezek könnyen elvégezhetőek voltak és csak apróbb részleteket érintettek, az alapstruktúra jól megtervezettnek és jól átgondoltnak bizonyult.

Ennek hatására a több hónapos munkafolyamat végeztével egy olyan rendszer állt fel, amivel a Megrendelő egészében és részleteiben is elégedett volt.

Az adatbázis tesztelését követően megtörtént az élesítés és ezzel együtt megkezdődött a végfelhasználók (több, mint 100 adatszolgáltató, Magyarország különböző településeiről) betanítása az adatbázis használatára. 12 alkalommal, félnapos képzés keretében adtuk át az alapvető tudnivalókat, s ezzel együtt, a felhasználók visszajelzéseinek hatására, tovább finomítottunk a rendszeren. 

Néhány részlet

  • az adatbázis csak regisztrált felhasználók számára elérhető. A regisztrációt a szerzetesrendek elöljárói kezdeményezik, ez alapján a Szerzetesi iroda munkatársai egy űrlap kitöltésével létrehozzák a felhasználói fiókot, melyről a fiók tulajdonosa automatikus e-mail üzenetet kap. Legelső bejelentkezésekor ő maga állítja be a jelszavát, így lehet elkerülni, hogy a jelszó illetéktelen személyek birtokába kerüljön.
  • a felhasználók bejelentkezés után egy ún. dashboard képernyőt kapnak, ahol a legalapvetőbb statisztikai adatok láthatók: hány aktív szerzetesrend működik Magyarországon, hány szerzetes él, mennyi intézményt tartanak fenn a rendek, mi a szerzetesek korfája, a szerzetesek lakóhely szerinti eloszlása mi. Ezek az információk korábban hosszú számolgatások után álltak csak rendelkezésre, az új rendszerben néhány másodperc alatt láthatók.
  • az egyes adatbázisok (szerzetesrendek, személyek, intézmények) űrlapjai hasonló szerkezetűek, a kívánt adatlap megtalálását gyorskeresés és szűrő segíti. A kapott listák alapján a felhasználók saját maguk tudnak táblázatokat előállítani úgy, hogy kiválaszthatják, hogy a táblázatban mely oszlopok szerepeljenek.
  • az egész adatbázison végezhető műveletek és lekérdezések külön modulokban vannak, ezért nagyon könnyen bővíthetők és módosíthatók, mint ahogy az már eddig is többször megtörtént.
  • az adatrögzítés munkájának időben és térben történő szétosztása (az egyes szerzetesrendek adatrögzítői az év során bármikor elvégezhetik a szükséges módosításokat, a rendek szükség esetén több adatrögzítőt is megbízhatnak, az elöljárók szükség esetén folyamatosan ellenőrizhetik a tárolt adatok pontosságát) nagyban megkönnyíti a Szerzetesi iroda munkatársainak a munkáját. Feladatuk nagyrészt a munka koordinálása. Néhány kisebb szerzetesrend esetében kell csupán nekik elvégezni az adatok rögzítését. Az év végi összesítések elkészítése ennek következtében csupán néhány kattintás és pár másodperc. 

A projekt tanulságai

  • Az ilyen nagyságrendű munkáknál maga a projektcél részletes megfogalmazása is egy hosszabb folyamat. A Megrendelő kezdeti elképzeléseinek átalakulása, a részletek módosulása, az eredeti elképzelések egyes elemeinek elvetése ennek a folyamatnak természetes velejárói. 
  • A projekt sikerének kulcsa a folyamatos kommunikáció és a felhasználói tapasztalatok alapján a rendszer esetleges hibáinak, kényelmetlenségeinek gyors korrekciója.
szerzetesrendek egyházmegyénként

Szerzetesrendek egyházmegyénkénti összesítése

A megrendelő értékelése

Kiss István Didák testvérrel, a Magyarországi Szerzeteselöljárók Konferenciáinak Irodája irodavezetőjével beszélgettünk a projektről.

 

- Hogyan esett a választás a cégre?

- A HeribertC Stúdiónak már több webes fejlesztését is ismertük korábbról, és láttuk, hogy azok nemcsak megjelenésükben, de működésükben is időtállóak. Amikor felmerült, hogy szükség van a magyar szerzetesrendek összességét magába foglaló adatbázis elkészítésére, egyértelmű volt, hogy őket fogjuk felkérni a munkára.

 

- Milyen volt a tervezés folyamata?

- Első körben azokat a célkitűzéseket határoztuk meg, amit az adatbázissal el szerettünk volna érni. Ezek akkor elsősorban az adminisztrációs munka megkönnyítését és egyes statisztikai adatok átlátható és visszakövethető előállítását célozták.

Az adatok köre adott volt (legalábbis akkor még azt hittük, később ez többször bővült és módosult).

A rendszer megtervezését ezeknek a támpontoknak a megadásával, de teljes egészében a cégre bíztuk.

A HeribertC Stúdió az elkészített rendszertervet bemutatta az elnökségünknek, amely azt jól átgondoltnak és átláthatónak találta, és egyhangúlag döntött a megvalósításról.

 

- Ugyanaz valósult-e meg, amit Önök eredetileg elképzeltek?

- Igen is meg nem is. A főbb irányok természetesen azok voltak, de Lajos és Andrea számos új szempontot is felvetett a tervezés folyamata során, ami tovább bővítette az elkészülő adatbázis felhasználásának lehetőségeit. 

Nemcsak ők, hanem megrendelőként mi is egyre jobban elmélyedtünk a témában, ami a mi részünkről is tovább gazdagította a projektet, de az eredeti tervhez képest több változtatást is jelentett. 

Összességében azt kell mondanom, hogy ötleteik, tanácsaik és a mi aktívabb bevonódásunk együttes hatására sokkal több és sokkal jobb lett az adatbázis, mint ahogy azt eredetileg elgondoltuk.

 

- Hogyan viszonyultak a fejlesztők a változtatásokhoz?

- Mivel az volt a hozzáállásuk, hogy egy olyan rendszert kell felállítani, ami a beüzemeléskor a lehető legjobban kiszolgálja az igényeket, minden gond nélkül tettek be új kategóriákat, töröltek, módosítottak, cseréltek. Mikor mi kellett.

Ugyanakkor többször szembesítettek bennünket azzal is, hogy a változtatásokat is alaposan meg kell tervezni, mert pl. ha több ponton automatizált rendszerrel dolgozunk, akkor a változtatások több helyen is meg fognak jelenni és nemcsak feltétlenül ott, ahol szeretnénk. De idővel hozzászoktunk, hogy nagyon pontosan határozzuk meg, hogy mit is szeretnénk és hol.

 

- Mennyire voltak megelégedve a munka sebességével, az árral és a kommunikációval?

- A munka nem volt szoros határidőhöz kötött, így emiatt nem kellett aggódnunk. Azt a célunkat, hogy a nyári szünet előtt meg tudjuk tartani a végfelhasználók számára a betanításokat, képzéseket, elértük. Az árral és a kommunikációval is tökéletesen elégedettek voltunk.

 

- Hogyan zajlott a végfelhasználók képzése, milyen visszajelzéseket kaptak tőlük?

- Mivel több, mint 100 személy tájékoztatásáról, képzéséről volt szó, ezért 12 alkalomra leosztva tartottuk meg ezeket. A képzések során is felmerültek még olyan szempontok, amikkel sikerült a rendszert finomra hangolni. A meglehetősen száraz témához képest Lajos és Andrea nagyon jól vitte végig ezeket az alkalmakat, és ténylegesen hasznos tudnivalókat osztott meg.

Az adatkezelők döntő többsége lelkesen fogadta a rendszert, mert látta, hogy nagyon meggyorsítja és leegyszerűsíti majd adminisztratív kötelezettségeit.

 

- Ajánlja-e másoknak, hogy webes fejlesztéseit, egyedi adatbázis rendszereit a HeribertC-re bízza? Hogyan jellemzi a munkát a HeribertC-vel?

- Ha azt szeretnék, hogy egy a cégük vagy szervezetük számára optimális rendszer jöjjön létre, akkor feltétlenül. 

Nem szeretik a fél- vagy látszatmegoldásokat, addig fognak dolgozni, míg minden a helyén nem lesz. 

Sokszor továbbgondolják a feladatokat, olyan megoldásokkal, ötletekkel állnak elő, amire mi nem gondoltunk, ugyanakkor nem szívesen csinálnak olyat, amire szerintük nincs szükségünk. Ez azt is jelenti, hogy mellérendelt munkakapcsolatra kell készülni velük, akkor is, ha mi fizetünk. Mert megdolgoznak érte.